Une gestion de l’établissement informatisée

Le service de la scolarité est la vie d’un établissement scolaire, sa gestion détermine la rigueur et le sérieux d’une école. En effet, une gestion préhistorique peut empêcher la traçabilité d’un parcours scolaire et surtout des énormes difficultés dans la production des rapports mensuels, trimestriel, annuel ou quinquennal. Il est donc très urgent de penser à l’informatisation d’un tel service. Il sera donc question de réaliser au quotidien les activités d’un service de scolarité par un logiciel de gestion conçu suivant les process métier de chaque établissement. Il faut déjà noter la réalisation des actions les plus connu comme :

La définition de l’organisation de l’établissement :

• Enregistrement des informations de base de l’école

Certaines informations de l’école comme la désignation ou encore les contacts et adresse peuvent être utiles pour une visibilité sur les différents documents de l’établissement. Il est donc important de les définir une seule fois sur le logiciel de gestion de la scolarité.

• Paramétrage de l’organisation de l’établissement

L’organisation d’une école est très utile dans le processus de la gestion en général. En effet, on sera amené à affecter les enseignants au niveau des classes, définir les matières et autres éléments de l’organisation de l’école. Pour cela on peut déjà penser au paramétrage des éléments suivants :

• Départements
• Niveaux scolaires
• Classes pour chaque niveau
• Services de l’établissement
• Matières

• Gestion du personnel

Le personnel constitue la base du fonctionnement d’une école, une meilleure gestion de ces derniers peut apporter un grand plus dans le fonctionnement d’une école. Il faut donc pouvoir enregistrer chaque membre du personnel avec les informations nécessaire (Nom et prénoms, date et lieu de naissance, diplôme obtenu, téléphone, adresse).

• Gestion de la scolarité

La gestion de la scolarité doit se faire le logiciel en effectuant les actions suivantes :

• Lancement d’une année scolaire
• Inscription des élèves
• Affectation des matières aux enseignants
• Affectation des enseignants aux classes
• Elaboration des emplois du temps
• Planification des devoirs ou examens
• Introduction des notes de devoir ou examens
• Délibération des résultats
• Edition des bulletins

• Gestion financière

Dans le cadre de la gestion financière d’une école, la gestionnaire doit pouvoir réaliser les tâches suivantes :

• La définition du budget de fonctionnement annuel
• La définition des lignes budgétaire
• L’enregistrement des dépenses aux quotidiens
• L’enregistrement des frais de scolarité

• Gestion des immobilisations

L’application doit pouvoir permettre :

• L’enregistrement de tous les équipements
• Faire le renforcement de stock
• Signaler les pertes en équipement
• Dresser un inventaire du stock

• Edition des rapports

La réalisation des rapports résume l’activité d’une période. Il est donc très important de pouvoir éditer ces rapports très facilement.

• Consultation des statistiques

La consultation des statiques doit guider la prise de décision. Pour cela, l’application doit ainsi donner facilement aux statistiques suivants des indicateurs biens définis.